Податкові наслідки погашення співробітникам витрат, понесених у зв’язку з проведенням зустрічей з «потенційними» постачальниками 29 вересня 2011 р.

Податкові наслідки погашення співробітникам витрат, понесених у зв’язку з проведенням зустрічей з «потенційними» постачальниками, замовниками, які включають в себе витрати з харчування в ресторані, кафе, і не підтверджені або частково підтверджені документально, повідомляємо наступне:

Відповідно до п. 138.2 ст. 138 і п. 139.1 ст. 139 Податкового кодексу України від 02.12.2010 р. № 2755-VI (далі – ПКУ), витрати, які враховуються для визначення об’єкта оподаткування, «визнаються на підставі первинних документів, що підтверджують здійснення платником податку витрат, обов’язковість ведення і зберігання яких передбачена правилами ведення бухгалтерського обліку, та інших документів, встановлених розділом II цього Кодексу “, а також такі витрати пов’язані з веденням господарської діяльності підприємства.

Відповідно, для включення вищевказаних витрат до розрахунку зменшення оподатковуваного прибутку, підприємство зобов’язане представити аргументований доказ наявності зв’язку понесених витрат з діяльністю підприємства, а також забезпечити документальне підтвердження їх фактичного проведення.

Один із підходів щодо оформлення таких витрат, які можна пов’язати з веденням господарської діяльності підприємства, є оформлення таких витрат у рекламних цілях. Даний підхід грунтується на тому, що всі витрати, пов’язані з проведенням зустрічей, переговорів, прийомів тощо, слід оформляти як такі, що пов’язані з рекламою, і на підставі пп. 138.10.3 і пп. 140.1.5 НКУ включати без обмежень до складу витрат на збут, які враховуються при визначенні об’єкта оподаткування.

У такому випадку документальне оформлення має бути здійснено у вигляді «проведення рекламного заходу».

До документального підтвердження таких витрат можна віднести:

  • план проведення зустрічі: тема, учасники зустрічі, перелік питань зустрічі, місце зустрічі (в даному випадку територія кафе, ресторану);
  • попередня калькуляція, яка включає в себе вартість обіду або вечері;
  • наказ за підписом керівника підприємства, який дає дозвіл на проведення такої зустрічі та проведення видатків, пов’язаних з такою зустріччю;
  • звіт про результати проведеної зустрічі з наявністю документів, що підтверджують понесені витрати представником підприємства.

Таким чином, у разі відсутності або неправильно оформлених первинних документів, що підтверджують проведення готівкових витрат співробітником від імені та в інтересах підприємства, підприємство втрачає можливість зменшити суму оподатковуваного прибутку за рахунок таких витрат.

Проведення готівкових розрахунків без надання одержувачем коштів платіжного документа (товарного або касового чека, квитанції до прибуткового ордера, іншого письмового документа), який підтверджує сплату покупцем готівкових коштів може призвести до нарахування фінансової санкції, що застосовується до підприємства у розмірі сплачених коштів. А також до адміністративної відповідальності керівника у вигляді нарахування штрафу в розмірі від 8 до 15 нмдг (від 136 грн. До 255 грн.), При повторному порушенні – від 10 до 20 нмдг (від 170 грн. До 340 грн.).

У разі погашення підприємством таких витрат співробітнику без документального підтвердження, на підставі письмового розпорядження керівника підприємства, може призвести до нарахування та утримання ПДФО у розмірі 17 і (або) 15% залежно від суми погашення.