Налоговые последствия погашения сотрудникам расходов, понесенных в связи с проведением встреч с «потенциальными» поставщиками, заказчиками, которые включают в себя расходы по питанию в ресторане, кафе, и не подтверждены или частично подтверждены документально, сообщаем следующее:
В соответствии с п. 138.2 ст. 138 и п. 139.1 ст. 139 Налогового кодекса Украины от 02.12.2010 г. № 2755-VI (далее — НКУ), расходы, которые учитываются для определения объекта налогообложения, «признаются на основании первичных документов, подтверждающих осуществление плательщиком налога расходов, обязательность ведения и хранения которых предусмотрена правилами ведения бухгалтерского учета, и других документов, установленных разделом II этого Кодекса», а также такие расходы связаны с ведением хозяйственной деятельности предприятия.
Соответственно, для включения вышеуказанных расходов в расчёт уменьшения налогооблагаемой прибыли, предприятие обязано представить аргументированное доказательство наличия связи понесённых расходов с деятельностью предприятия, а также обеспечить документальное подтверждение их фактического проведения.
Один из подходов по оформлению таких расходов, которые можно связать с ведением хозяйственной деятельности предприятия, является оформление таких расходов в рекламных целях. Данный подход основывается на том, что все расходы, связанные с проведением встреч, переговоров, приемов и тому подобное, следует оформлять как такие, которые связаны с рекламой, и на основании пп. 138.10.3 и пп. 140.1.5 НКУ включать без ограничений в состав расходов на сбыт, которые учитываются при определении объекта налогообложения.
В таком случае документальное оформление должно быть осуществлено в виде «проведения рекламного мероприятия».
К документальному подтверждению таких расходов можно отнести:
- план проведения встречи: тема, участники встречи, перечень вопросов встречи, место встречи (в данном случае территория кафе, ресторана);
- предварительная калькуляция, которая включает в себя стоимость обеда или ужина;
- приказ за подписью руководителя предприятия, который даёт разрешение на проведение такой встречи и проведение расходов, связанных с такой встречей;
- отчёт о результатах проведенной встречи с наличием документов, подтверждающих понесённые расходы представителем предприятия.
Таким образом, в случае отсутствия или неправильно оформленных первичных документов, подтверждающих проведение наличных расходов сотрудником от имени и в интересах предприятия, предприятие теряет возможность уменьшить сумму налогооблагаемой прибыли за счёт таких расходов.
Проведение наличных расчетов без предоставления получателем средств платежного документа (товарного или кассового чека, квитанции к прибыльному ордеру, другого письменного документа), который подтверждает уплату покупателем наличных средств может привести к начислению финансовой санкции, применяемой к предприятию в размере уплаченных средств. А также к административной ответственности руководителя в виде начисления штрафа в размере от 8 до 15 нмдг (от 136 грн. до 255 грн.), при повторном нарушении — от 10 до 20 нмдг (от 170 грн. до 340 грн.).
В случае погашения предприятием таких расходов сотруднику без документального подтверждения, на основании письменного распоряжения руководителя предприятия, может привести к начислению и удержанию НДФЛ в размере 17 и (или)15 % в зависимости от суммы погашения.
